Contoh surat rasmi serta format secara tepat untuk anda ikuti ketika menulis surat.
Pernah nampak tak rupa atau format surat rasmi dan bagaimana perlu di buat bagi sebarang urusan penting dan rasmi.
Untuk kali ini kita akan lihat bagaimana cara nak buat surat rasmi bagi anda yang ada apa apa urusan rasmi yang memerlukan surat.
Kandungan surat rasmi ini adalah sangat sangat ringkas dan padat terus kepada niat dan tujuan penghantar surat supaya penerima mudah faham bila dibaca.
Tujuan surat rasmi digunakan biasanya adalah untuk menyampaikan hal hal yang penting seperti mendapatkan bantuan, pemberitahuan, tunjuk sebab dan macam macam lagi.
Semasa di sekolah ada di ajar cara untuk buat surat rasmi ini dalam subjek Bahasa Melayu.
Semua orang dah belajar sebenarnya tapi dah jarang sangat guna pasti terlupa macam mana nak buat surat rasmi ni.
Kalau nak buat surat rasmi baru nak search kat internet rupa dan contoh yang ada untuk panduan dan rujukan kita kan.
Kali ini kita tengok bagaimana cara nak buat surat rasmi dengan format yang betul anda hanya perlu ubah di tempat yang perlu sahaja.
Kali ini kita lihat dulu bagaimana format dan susunan surat rasmi supaya senang nak buat dan hanya perlu tukar pada bahagian yang perlu sahaja.
Nama dan Alamat
Anda hendaklah pada bahagian ini meletakkan nama dan alamat yang lengkap dan betul seperti tempat anda tinggal.
Pastikan tidak ada sebarang kesalahan ejaan supaya senang orang nak baca nanti.
Kedudukan nama dan alamat adalah di sebelah kiri surat dan setiap tulisan perkataan sebolhnya dimulakan dengan huruf besar.
Garis Melintang Pemisah
Antara alamat penghantar dan penerima perlu diletakkan garis melintang sebagai pemisah.
Anda boleh tekan “enter” sekali dan masukkan garisan pada bahagian ini dan pastikan garisan bersambung terus dan tidak putus putus.
Nama dan Alamat Penerima.
Pada bahagian ini, letakkan nama dan alamat penerima di bawah garisan melintang pemisah ini.
Anda boleh jarakkan dengan menekan satu kali “enter” bagi mendapatkan jarak tersebut.
Tarikh
Tarikh hendaklah diletakkan dan ditulis pada bahagian kanan surat sebaris dengan ayat terakhir alamat penerima.
Anda pastikan tarikh tersebut berada pada kedudukan yang pada bahagian hujung kanan sekali seperti di dalam contoh gambar.
Penggunaan Panggilan Kehormat Penerima Surat
Anda perlu jarakkan dengan menekan satu kali “enter” untuk menulis bahagian ini.
Anda hendaklah memastikan anda menggunakan gelaran yang betul mengikut pangkat penerima.
Kebiasaannya secara umum kita guna Tuan atau Puan sahaja jika penerima tidak ada apa apa gelaran.
Kalau ada apa apa gelaran boleh lah gunakan gelaran tersebut dan letak di sini seperti Yang Amat Berhormat Datuk, Datin dan sebagainya.
Tajuk Surat
Jarakkan dengan tekan satu kali “enter” untuk menulis pada bahagian ini.
Untuk menulis bahagian ini perkataan hendaklah di boldkan dan letakkan garisan pda tajuk ini.
Gunakan huruf besar pada setiap awal perkataan ataupun anda boleh gunakan semuanya huruf besar.
Dengan hormatnya perkara atas adalah dirujuk
Pada bahagian ini anda boleh gunakan ayat ini untuk menerangkan lagi apa tujuan yang anda ingin sampaikan.
Ayat di atas adalah contoh sahaja anda boleh gunakan ayat ayat yang lain tapi masih memberikan maksud yang sama.
Isi Kandungan Surat
Pada perenggan pertama anda tulis sedikit pengenalan mengenai anda.
Jika anda tengah buat bisnes kecil kecilan anda terangkan apa yang anda sedang buat.
Jika anda menulis sebagai wakil waris, anda terangkan siapa diri anda dan waris kepada siapa.
Pada perenggan ini anda tulis terus tanpa letakkan nombor, perenggan seterusnya baru letakkan nombor.
Pada perenggan kedua barulah anda letakkan nombor, dan nombor tersebut adalah nombor 2 ya bukan nombor 1.
Tekan 1 kali butang “Tab” untuk anjakkan satu tapak ke kanan bagi memulakan perenggan kedua dan seterusnya.
Anda boleh menulis sebanyak mana perkataan didalam surat rasmi ini, tetapi pastikan anda letakkan semuanya dalam bentuk perenggan supaya senang untuk dibaca.
Ayat Akhir Penutup
Pada perenggan ini ayat ayat yang digunakan adalah bertujuan untuk mendapatkan perhatian pembaca supaya mempertimbangkan apa yang anda minta dalam surat tersebut.
Ayat ayat seperti merayu, harapan, memujuk, tunjuk prihatin, kerjasama boleh digunakan dalam perenggan ini.
Dengan adanya perenggan ini penulis dapat memperingatkan pihak penerima surat supaya dapat membuat tindakan segera terhadap permintaan anda seperti yang tertulis di dalam surat.
Seolah olah anda sangat sangat memerlukan dan bersungguh sungguh dan memerlukan apa yang anda minta tersebut.
Di sini ada sedikit ruang penulis menampakkan harapan apa yang sangat diperlukan daripada apa yang diminta.
Selepas perenggan tersebut anda boleh mengucapkan ucapan terima kasih kepada pembaca kerana membaca surat anda.
Yang Benar
Ini perenggan akhir di mana biasanya kita letakkan perkataan seperti “Yang Benar” “Yang Ikhlas” dan sebagainya sebelum nak sign surat tersebut.
Kalau surat daripada jabatan atau organisai ada yang menulis “Saya yang menurut perintah” mengikut keperluan mana yang sesuai bagi anda.
Sign/Tandatangan
Untuk ayat yang akhir anda perlu sediakan tempat untuk tandatangan dan tulis nama sebagai pengirim surat.
Letakkan sedikit garisan untuk ruang anda sign dan di bawah itu anda perlu letak nama penuh anda.
Anda juga boleh letakkan nombor telefon juga di sini di bawah nama jika anda hendak mereka hubungi anda.
Begitulah cara dan proses bagaimana nak buat surat rasmi bagi memberitahu apa apa sebab dan tujuan penting bagi membantu pelbagai masalah anda.
Anda boleh terus tiru sahaja format di atas dan buat tak sampai 10 minit dah siap dan terus boleh terus print dan sign.
Tips Sediakan Surat Rasmi
Ayat tulisan yang digunakan haruslah menggunakan bahasa rasmi dan formal jangan campur campur dan gunakan singkatan bahasa.
1. Gunakan istilah yang betul dan mudah difahami.
2. Font surat rasmi anda boleh gunakan seperti calibri, arial atau verdana
3. Manakala saiz font surat rasmi pula anda boleh sesuaikan antara 11 hingga saiz 13 ikut yang mana sesuai.
4. Jika anda menulis surat rasmi bagi pihak syarikat pastikan anda guna letterhead syarikat bagi tujuan ini.
5. Untuk pos surat atau serahkan surat anda boleh gunakan sampul yang sesuai sama ada warna putih atau koko.
Jadi ini lah sharing bagaimana cara buat surat rasmi guna microsoft word yang anda boleh praktikkan di rumah, kalau anda tak pandai buat sendiri anda boleh minta tolong sahabat atau anak anak ada yang pandai komputer tolong suruh buatkan sekejap.
Semoga perkongsian ini bermanfaat untuk anda.
